Inkoopvoorwaarden Shotmaniacs

Shotmaniacs is een event media productie­bedrijf gevestigd te Enschede. Als je in deze inkoopvoorwaarden ‘je’, ‘jij’, ‘jou(w)’, ‘leverancier’ of ‘jullie’ leest, wordt de freelancer, leverancier, tussenpersoon of contactpersoon bedoeld waarmee de opdracht is aangegaan of van wie een offerte is verkregen, dan wel degene die namens Shotmaniacs de opdracht vervult voor onze eind­opdrachtgever.

Als leverancier lever je een product of dienst aan. Dit noemen wij ‘werk’, ‘werken’, ‘beeld’ of ‘content’.

Kom je ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, ‘onze’ of ‘Shotmaniacs’ tegen, dan bedoelen wij Shotmaniacs (Vennootschap Onder Firma), gevestigd te Janninksweg 40 A, 7513 DL Enschede en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76740005.

Shotmaniacs is jouw opdrachtgever. Samen werken we aan de ‘opdrachtgever’, de partij van wie Shotmaniacs een opdracht heeft gekregen. Als we in dit document over ‘opdrachtgever’ spreken, bedoelen we deze eind­opdrachtgever. Shotmaniacs en de opdrachtgever vormen samen de ‘partijen’.

De ‘start van de opdracht’ is het moment waarop de geplande productiedatum aanvangt. Het ‘einde van de opdracht’ is bereikt wanneer alle werken door jou zijn opgeleverd en goedgekeurd.

Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle betrekkingen tussen jou en de partijen, inclusief opdrachtbevestigingen, offertes, facturen en mondelinge of schriftelijke correspondentie. Ook na beëindiging van de samenwerking.

De toepasselijkheid van jouw eigen algemene- of andere voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen of aanvullingen op deze inkoopvoorwaarden zijn alleen van toepassing wanneer wij hierop schriftelijk akkoord hebben gegeven.

Als één of meer bepalingen ooit nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van toepassing. Wij zullen dan samen een nieuwe bepaling overeenkomen die aansluit bij doel en strekking van de vervallen bepaling.

Shotmaniacs biedt jou een opdracht aan. Zodra we overeenstemming hebben over datum, tijd, locatie en prijs, staat de opdracht vast , dit noemen wij “de bevestiging”, die altijd schriftelijk wordt gedaan.

Het kan voorkomen dat we een opdracht als “optie” uitgeven. Dit betekent dat we je vragen om de datum te reserveren in je agenda en ons schriftelijk te informeren bij dubbele boekingen. Een optie is uitdrukkelijk nog geen bevestiging.

Bij het accepteren van de opdracht aanvaard je de volledige verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden. Je bent zelfstandig ondernemer en voert de opdracht naar eigen inzicht uit.

Wij kunnen jou een briefing (schriftelijk en/of mondeling) verstrekken met aanwijzingen. Wij verwachten dat je deze zo goed mogelijk opvolgt. De informatie uit de briefing dien je naar behoren te volgen.

Je werkt regelmatig samen met andere leveranciers. Wij verlangen van je dat je je representatief en collegiaal opstelt en dat je je inspant om samenwerking soepel te laten verlopen.

Werk kan worden afgekeurd wanneer het niet in redelijkheid voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen of aan afspraken. In dat geval mag één correctieronde plaatsvinden, uit te voeren binnen vijf werkdagen na ontvangst van feedback. Slaagt de correctie niet, dan kan de afgesproken vergoeding gedeeltelijk of geheel niet worden uitgekeerd.

Vervanging van jou als leverancier door een derde is alleen mogelijk met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Shotmaniacs. Je blijft in dat geval verantwoordelijk voor uitvoering van de opdracht en naleving van deze voorwaarden. Tijdens de duur van de opdracht is het niet toegestaan om zonder overleg opdrachten voor derden aan te nemen of uit te voeren wanneer je in naam van Shotmaniacs werkt.

Het is niet toegestaan om tijdens de opdracht onder invloed te zijn van alcohol, drugs of andere middelen die het functioneren of de representatieve verschijning negatief kunnen beïnvloeden.

Je houdt je aan de gestelde kledingvoorschriften. Andere naams­ vermeldingen dan die van kleding­fabrikanten zijn niet zichtbaar toegestaan. Bij een aangeleverd mediashirt of ander herkenbaar kledingstuk voor de opdracht dien je dit zichtbaar te dragen ter herkenning door partijen, personeel, deelnemers en bezoekers, en voor jouw eigen veiligheid en die van anderen.

Je houdt je aan instructies, richtlijnen en aanwijzingen van personeel dat redelijkerwijs gemachtigd is om deze te geven. Je ontsluit jezelf van toegang tot gebieden waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat je daar niet hoort te komen.

Het niet volgen van huisregels wordt gezien als een tekortkoming in de uitvoering van de opdracht en kan ertoe leiden dat de vergoeding niet wordt uitbetaald en eventuele schade in rekening wordt gebracht.

Je verleent de partijen een niet-exclusieve licentie voor onbepaalde tijd voor het gebruik van de door jou geleverde werken voor eigen commerciële doeleinden, onbeperkt en ongelimiteerd in plaats, tijd en bron.

De partijen spannen zich in om jouw naam bij publicatie te vermelden, maar dit wordt niet gegarandeerd.

Je garandeert dat je exclusief beschikt over alle rechten op de werken die je aan ons overdraagt en vrijwaart Shotmaniacs voor aanspraken van derden.

Het is niet toegestaan om werken op eigen initiatief door te verkopen of te verspreiden. Afspraken over commercieel gebruik van beeld door derden worden door Shotmaniacs met de opdrachtgever gemaakt. Wanneer Shotmaniacs een verkoop van beeld succesvol initieert en aan jou een vergoeding wordt uitbetaald, ontvangt Shotmaniacs een kickback-vergoeding van 15% over de uitgekeerde vergoeding.

Bij aanvaarding van de opdracht ga je ermee akkoord dat je gedurende twee jaar na afronding van de opdracht niet, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, buiten Shotmaniacs om, direct of indirect, al dan niet voor eigen rekening of in dienst van een ander, een overeenkomst aangaat met de opdrachtgever of gelieerde partijen. Ook is het niet toegestaan deze relaties te benaderen, reclame te maken of te werven met de kennelijke bedoeling een overeenkomst aan te gaan.

Bij overtreding verbeurt de leverancier ten behoeve van Shotmaniacs een direct opeisbare boete van [€5.000,–] per overtreding, vermeerderd met [€750,–] voor elke dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Shotmaniacs op vergoeding van werkelijk geleden schade.

Alle vergoedingen worden gecommuniceerd exclusief BTW. Indien geen vergoeding is afgesproken, hanteren wij een gebruikelijke vergoeding op basis van vergelijkbare opdrachten van het voorgaande jaar of van vergoedingen aan andere leveranciers.

Bijkomende kosten (toeslagen, onkosten, meerwerk) worden alleen gefactureerd wanneer hier vooraf schriftelijk toestemming voor is gegeven. Bewijs van de gemaakte kosten wordt als bijlage bij de factuur meegestuurd.

Het is niet mogelijk om vorderingen die jij eventueel op ons hebt te verrekenen met de vergoeding die jij aan ons verschuldigd bent.

De factuur wordt uiterlijk binnen twintig werkdagen na oplevering verstuurd en voldoet aan de wettelijke eisen. Onze betalings­termijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum.

Overmacht ontstaat wanneer van buiten komende oorzaken die niet voorkomen hadden kunnen worden, uitvoering van de opdracht onmogelijk maken. Onder overmacht vallen onder meer: werkstakingen, te late levering door onze toeleveranciers, algemene elektronische of internet­storingen, weers­omstandigheden en overheids­maatregelen.

In het geval van overmacht kun je de uitvoering opschorten. Duurt deze periode langer dan twee maanden, dan mogen wij en jij de overeenkomst ontbinden zonder verplichting tot (schade)vergoeding.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot wat in deze inkoop­voorwaarden is geregeld. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van jouw kant, noch voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen, personen of typo- en spelfouten.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat onze verzekering uitkeert, of, bij het uitblijven van een uitkering, tot maximaal het aan jou gefactureerde bedrag over de laatste twee kalender­maanden van de (deel)opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

Aansprakelijkheid geldt uitsluitend voor directe schade en nooit voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade als gevolg van bedrijfsstagnatie.

Je dient zelf voldoende verzekerd te zijn tegen risico’s uit de uitvoering van de opdracht, waaronder schade aan apparatuur door storingen in de stroomvoorziening en schade door publiek toegebracht tijdens voorbereiding, uitvoering en afronding.

Voor sommige werkzaamheden of apparatuur zijn certificaten, verzekeringen of andere documenten wettelijk verplicht, denk aan drone-inzet, gebruik van een hoogwerker of vergelijkbare situaties. Wanneer je een opdracht aanvaardt waarvoor deze papieren of verzekeringen nodig zijn, dien je hier zakelijk over te beschikken.

Je bent gedurende en na de opdracht verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Je dient ons op de hoogte te brengen en houden van verplichtingen die van toepassing zijn op de opdracht.

Je behandelt verkregen persoonsgegevens strikt vertrouwelijk en gebruikt deze niet voor andere doeleinden. Je houdt je aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en respecteert de rechten van betrokkenen.

Jij vrijwaart Shotmaniacs voor aanspraken van derden die schade lijden door de uitvoering van jouw werkzaamheden. Deze vrijwaring geldt ook voor intellectueel eigendom dat mogelijk rust op door jou aangeleverd of opgeleverd materiaal.

Je garandeert dat informatiedragers, elektronische bestanden en software die je aanlevert vrij zijn van virussen en defecten, en vrijwaart ons voor eventuele schade als gevolg van het gebruik hiervan.

Wanneer de eind­opdracht wordt ontbonden door de opdrachtgever spannen wij ons in om een ontbindings­vergoeding te verkrijgen. Deze wordt evenredig verdeeld onder de betrokken leveranciers, na aftrek van de kosten die Shotmaniacs reeds heeft gemaakt.

Wanneer je de opdracht, buiten een overmacht­situatie, annuleert binnen 31 dagen voor de start, brengen wij 50% van de afgesproken vergoeding in rekening om de kosten voor het ad-hoc zoeken van vervanging te dekken. Wanneer vervanging meer kosten met zich meebrengt dan het ingehouden bedrag, worden de extra kosten aanvullend gefactureerd.

Alle informatie, documenten en goederen die wij met jou delen over de opdracht of de partijen dienen voor onbepaalde tijd geheim te blijven. Ontvangen documenten en middelen blijven eigendom van Shotmaniacs en dienen na afronding van de opdracht te worden teruggegeven.

Je doet geen negatieve of schadelijke uitspraken over betrokken partijen. Word je verzocht je uit te laten over een partij, dan weiger je dit tenzij schriftelijk anders overeengekomen met Shotmaniacs.

Bij overtreding van dit artikel verbeurt de leverancier ten behoeve van Shotmaniacs een direct opeisbare boete van [€5.000,–] per overtreding, vermeerderd met [€750,–] voor elke dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Shotmaniacs op vergoeding van werkelijk geleden schade.

Wij mogen de overeenkomst opschorten of ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding, wanneer:

• jij verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet op tijd nakomt;
• redelijkerwijs te vrezen is dat je verplichtingen niet zult nakomen door omstandigheden ontstaan na sluiting van de overeenkomst;
• er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van door ons geleverde middelen;
• de overeenkomst in strijd is met wet- of regelgeving of schade kan toebrengen aan onze reputatie.

In deze gevallen ben jij verplicht tot betaling van schadevergoeding en aansprakelijk voor eventuele bij ons ontstane schade. Al onze vorderingen worden bij ontbinding direct opeisbaar.

Bij liquidatie, (aanvraag van) surseance van betaling of faillissement mogen wij de overeenkomst direct stopzetten of annuleren zonder betaling van vergoeding.

Wij kunnen deze inkoopvoorwaarden wijzigen. Van wijzigingen word je zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Tot dat moment zijn de inkoopvoorwaarden van kracht die we je het meest recent hebben meegedeeld.

Op alle rechtsbetrekkingen waarbij deze inkoopvoorwaarden van toepassing zijn is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.