Algemene voorwaarden Shotmaniacs

Shotmaniacs (Vennootschap Onder Firma) is een event media productiebedrijf, gevestigd te Enschede. Vanuit onze onderneming verzorgen we fotografie, videografie, livestream en concepting voor festivals, artiesten en merken. Als je in deze algemene voorwaarden ‘je’, ‘jij’, ‘jou(w)’ of ‘jullie’ leest, wordt de opdrachtgever, tussenpersoon en/of het bedrijf of de contactpersoon bedoeld waarmee de opdracht is aangegaan, aan wie een offerte is uitgebracht, dan wel degene die content gebruikt in welke vorm dan ook.

Kom je ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, ‘onze’ of ‘Shotmaniacs’ tegen, dan bedoelen we Shotmaniacs (Vennootschap Onder Firma), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76740005, met vestigingsadres Janninksweg 40 A, 7513 DL Enschede.

Met een ‘overeenkomst’ bedoelen wij alles wat wij mondeling of schriftelijk met elkaar overeenkomen en elke wijziging daarvan of aanvulling daarop. Onder ‘content’, ‘werk’ of ‘beeld’ verstaan wij alle in opdracht gemaakte fotografische werken, video, livestream-registraties, edits, concepten en overige creatieve output.

Onder ‘RAW-bestanden’ verstaan wij onbewerkte digitale beeld- en videobestanden die behoren tot het intellectueel eigendom van Shotmaniacs.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle betrekkingen tussen jou en Shotmaniacs. Inclusief opdrachtbevestigingen, offertes, facturen, mondelinge en/of schriftelijke overeenkomsten en correspondentie. Ook na het beëindigen van de samenwerking en/of overeenkomst.

De toepasselijkheid van jouw inkoop- of andere voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Mocht jij zelf inkoop- of andere voorwaarden hanteren, dan zijn deze niet van toepassing op onze overeenkomst.

Afwijkingen, aanpassingen of aanvullingen op deze algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als wij hierop schriftelijk akkoord hebben gegeven en alleen op het gedeelte van de overeenkomst waarvoor dit akkoord is gegeven.

Als één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden ooit geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, dan blijven de overige bepalingen volledig van toepassing. Wij zullen dan samen met jou een nieuwe bepaling overeenkomen, zonder het doel en de strekking van de ongeldige of vernietigde bepaling uit het oog te verliezen.

Offertes zijn geheel vrijblijvend, tenzij anders vermeld. Op de offerte vermelden we een geldigheidsdatum; wij vragen je om voor deze datum een reactie te geven. Wij hebben het recht om de offerte tot twee werkdagen na akkoord te herroepen.

Wij kunnen niet aan onze offertes worden gehouden als deze een vergissing of verschrijving bevatten die voor jou duidelijk had kunnen zijn.

Onze offertes zijn, tenzij expliciet vermeld, exclusief locatie­ bezoek, meerkosten door verandering en/of aanpassing van de opdracht of locaties, niet met name genoemde diensten of crew, en eventuele verblijf-, reis- en parkeerkosten. Aanbiedingen gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

Alle bedragen die wij communiceren zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Indien geen vergoeding is overeengekomen, bepaalt Shotmaniacs de vergoeding naar redelijkheid en billijkheid op basis van vergelijkbare opdrachten, waarbij ook wordt gelet op het beoogde gebruik van de content.

Bijkomende kosten zoals toeslagen, meerwerk, overnachtingen, catering en onvoorziene productiekosten worden op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Meerwerk wordt altijd gefactureerd tegen het door ons gehanteerde uurtarief.

Reiskosten worden apart gerekend en bedragen [€0,55] per gereden kilometer vanaf onze vestigingsplaats of het vertrekpunt van de ingehuurde creative. Wanneer voor een enkele opdracht meer dan drie uur moet worden gereden, hanteren wij aanvullend een uurtarief voor reistijd van [€55,–] per uur.

Het is niet mogelijk om vorderingen die jij eventueel op ons hebt te verrekenen met de vergoeding die jij aan ons verschuldigd bent.

We vragen je om de factuur binnen vijf werkdagen te controleren op eventuele fouten. Als je niet binnen vijf werkdagen met gegronde redenen bezwaar hebt gemaakt, wordt de factuur als geldend beschouwd. Eventuele bezwaren over de factuur schorten jouw betalings­ verplichting niet op.

Onze betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum. Betaling dient plaats te vinden zonder aftrek of verrekening.

Bij te late betaling kunnen wij een herinnering sturen waarin je vriendelijk verzocht wordt om de factuur binnen 14 dagen alsnog te voldoen. Wordt daar geen gehoor aan gegeven, dan kunnen wij een aanmaning sturen met de wettelijke rente en incassokosten. In het zeldzame geval dat er niet betaald wordt, worden alle kosten (waaronder kosten van rechtsbijstand en/of incassobureaus) verhaald op de wederpartij. Daarnaast vervallen op dat moment alle verplichtingen die wij nog jegens jou hebben en trekken we de licenties op de gemaakte werken in.

Alle (deel)producten die wij leveren blijven ons eigendom totdat je aan alle verplichtingen uit de overeenkomst hebt voldaan. Wat wij hebben afgesproken over het auteursrecht en de gebruikslicentie blijft ook dan van toepassing.

Digitale producten worden geleverd via een door ons aangewezen kanaal , bijvoorbeeld WeTransfer, een eigen upload­omgeving of een door de opdrachtgever aangewezen platform. Wij geloven in kwaliteit boven kwantiteit; een aantal geleverde beelden of video-assets wordt door ons niet vooraf gefixeerd. Feedback op de selectie horen we graag, bezwaar tegen omvang van de selectie op zichzelf is geen grond voor herstel.

Wanneer fysieke producten worden geleverd, worden hierover per opdracht afspraken gemaakt. Zonder afwijkende afspraak geldt dat je de producten bij ons op kantoor kunt komen ophalen.

Levertijden worden zo nauwkeurig mogelijk opgegeven maar gelden als indicatie en niet als een fatale termijn. Wij spannen ons in om binnen de aangegeven tijd te presteren. Vanaf het moment van verzending of oplevering zijn de opgeleverde producten voor risico van de wederpartij.

Je hebt geen recht op schadevergoeding bij overschrijding van de opgegeven levertijd, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen of de overschrijding het rechtstreeks gevolg is van grove schuld of opzet onzerzijds. Wij mogen de verschuldigde prestatie(s) in delen leveren.

Wanneer je een abonnement of bundel bij ons afsluit, doe je dat doorgaans voor een langere periode. Als de periode niet is vermeld, geldt een minimale looptijd van één kalenderjaar. Het abonnement bestaat uit een vast bedrag per maand, kwartaal of jaar dat vooraf verschuldigd is; eventuele variabele kosten worden separaat gefactureerd.

Als je niet tijdig betaalt, starten wij na 14 dagen een incasso­traject. Openstaand tegoed binnen een bundel is 60 dagen geldig vanaf het moment van toekenning.

Wij mogen het abonnementsbedrag eenzijdig wijzigen. Dit laten we 30 dagen voor ingang van het nieuwe bedrag weten; binnen die 30 dagen kun je het abonnement kosteloos annuleren. Na de minimale looptijd wordt het abonnement stilzwijgend voor onbepaalde tijd verlengd, met een wederzijdse opzegtermijn van 30 dagen.

De minimale opdrachtomvang binnen een abonnement is twee uur aaneengesloten. Operationele kosten (waaronder reiskosten) worden apart gefactureerd en kunnen niet van de uren binnen de bundel worden afgetrokken.

Feedback ontvangen wij graag en het liefst binnen tien werkdagen na levering. Wij spannen ons in om een passende oplossing te bieden. Standaard bij alle opdrachten zit één kosteloze revisieronde. Na de termijn van tien werkdagen wordt het werk geacht volledig te zijn aanvaard en heb je in principe geen recht meer op herstel, vervanging of andere schadeloosstelling.

Als je akkoord hebt gegeven op een drukproef, vervalt het recht van bezwaar op die uitwerking. Kleine afwijkingen in kleur, kwaliteit en vorm van geleverde producten of ontwerpen, en verschillen tussen weergave op digitale schermen en de daadwerkelijke output, zijn geen grond voor afkeuring, ontbinding of schadevergoeding.

De verjaringstermijn van al jouw vorderingen en verweren jegens ons en bij de overeenkomst betrokken derden, voor zover niet vallend onder de klachtplicht, bedraagt één jaar.

Overmacht ontstaat wanneer van buiten komende oorzaken voorkomen dat de opdracht niet meer nagekomen kan worden. Onder overmacht vallen onder meer: werkstakingen in ons bedrijf of dat van derden, te late levering van producten of diensten door onze toeleveranciers, weer­ omstandigheden die veilige uitvoering onmogelijk maken, algemene elektronische of internet­storingen en overheids­maatregelen.

In het geval van overmacht kunnen wij de uitvoering van de overeenkomst uitstellen. Als deze periode langer dan twee maanden duurt, mogen we allebei de overeenkomst ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.

Eventueel al gemaakte kosten mogen bij overmacht in rekening worden gebracht.

Een opdrachtovereenkomst ontstaat wanneer wij beiden akkoord geven, wij de overeenkomst schriftelijk bevestigen, of al zijn begonnen aan de uitvoering.

Bij de uitvoering werken wij zelfstandig en naar eigen creatief en technisch inzicht. Aanwijzingen en instructies ontvangen wij graag, maar wij voeren de opdracht zonder toezicht uit.

Jij zorgt ervoor dat wij tijdig alle informatie, accreditaties en middelen ontvangen die nodig zijn voor een goede uitvoering. Je bent verantwoordelijk voor de juistheid van deze informatie en voor een veilige werkomgeving. Concreet betekent dit ook:

• Een afsluitbare ruimte waar apparatuur veilig kan worden opgeslagen tijdens de opdracht (met sleutel of pas voor onze crew).
• Bij directe aanlevering: een stabiele internet­verbinding met voldoende bandbreedte.
• Voldoende stroomvoorziening (230V) en een werkplek voor onze editors on-site.
• Bij livestream: verhoogde eisen aan redundantie en stabiliteit, details worden voor de opdracht schriftelijk vastgelegd.

Het niet voorhanden hebben van deze faciliteiten kan gevolgen hebben voor de opdracht dan wel leiden tot een vergoeding voor mogelijke schade of vermissing van apparatuur.

Eventuele wijzigingen in de opdracht die wij beiden niet eerder hebben besproken, worden apart gefactureerd. Wij kunnen de opdracht geheel of gedeeltelijk door derden laten uitvoeren; wij dragen daarbij zorg voor een zorgvuldige selectie. Je gaat er tevens mee akkoord dat wij onze diensten ook verlenen aan andere opdrachtgevers, waaronder mogelijke concurrenten.

Het is niet toegestaan om onze medewerkers, freelancers of andere zelfstandige dienstverleners die wij hebben ingezet direct te benaderen, aan te werven of te werk te stellen. Dit verbod geldt zowel tijdens als tot twaalf maanden na afloop van de opdracht. Elke overtreding leidt tot een forfaitaire schadevergoeding van [€10.000,–], onverminderd ons recht op vergoeding van werkelijk geleden schade.

Alle auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten op door Shotmaniacs gemaakte werken, waaronder plannen, documenten, afbeeldingen, tekeningen, animaties, videos, livestream- registraties, websites en concepten, blijven volledig bij ons, ook wanneer daarvoor kosten in rekening zijn gebracht, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Indien je van een andere partij het verzoek ontvangt om content te verkopen of te overhandigen, ben je verplicht deze partij door te verwijzen naar ons.

Als je aan alle verplichtingen uit de overeenkomst hebt voldaan, krijg je een niet-exclusieve, royalty-free commerciële licentie voor het door ons opgeleverde werk. Tenzij anders overeengekomen, is dit gebruik onbeperkt in tijd, plaatsing en territoir voor jouw eigen commerciële en promotionele doeleinden, zoals publicatie op je website, sociale media, drukwerk en presentaties.

Je hebt niet de bevoegdheid om het opgeleverde werk te verkopen of door te leveren aan derden. Sublicentie, doorverkoop of gebruik door derden vereist vooraf schriftelijk akkoord van Shotmaniacs.

Het is uitdrukkelijk niet toegestaan wijzigingen aan te brengen aan onze werken zonder toestemming, waaronder het verwijderen van onze naam, het aanpassen van kleuren buiten redelijke productieve kaders of het overheen leggen van filters. Metadata (EXIF) en credit- informatie mogen niet worden gewist bij overdracht of publicatie.

RAW-bestanden worden uitsluitend verstrekt tegen een aanvullende vergoeding die de bijbehorende rechten dekt. Bewerking, verspreiding of doorlevering van RAW-bestanden zonder toestemming is verboden.

Het gebruik van door ons geleverd werk voor AI-training, AI-bewerking, AI-upscaling of verwante technologieën is niet toegestaan zonder voorafgaand schriftelijk akkoord.

Elk gebruik dat niet uitdrukkelijk is overeengekomen wordt beschouwd als inbreuk op ons auteursrecht. Op inbreuk staat een vergoeding van ten minste driemaal (300%) het factuurbedrag van de betreffende opdracht, onverminderd ons recht op vergoeding van alle overige directe en indirecte schade en (buiten)gerechtelijke kosten. Bij misbruik van de licentie kan deze door ons per direct worden ingetrokken.

Wij waarderen het als onze naam wordt vermeld bij publicatie van de gemaakte werken, maar zien dit niet als contractuele verplichting, tenzij dit expliciet is afgesproken. Bij vermelding zien we graag de verwijzing “© Shotmaniacs” of “Shotmaniacs”. Op sociale media zijn wij te vinden onder @shotmaniacs; onze website is shotmaniacs.com.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van portretrechten en andere rechten van derden die nodig zijn voor het beoogde gebruik van de door ons opgeleverde werken. Je vrijwaart Shotmaniacs voor eventuele claims van derden die volgen uit gebruik van werk dat wij voor jou hebben geproduceerd. Kosten die uit dergelijke claims voortvloeien komen voor rekening van de opdrachtgever.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot wat in deze algemene voorwaarden is geregeld. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van jouw kant, noch voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen en/of personen, noch voor typografische of spelfouten.

Onze aansprakelijkheid is in ieder geval steeds beperkt tot het bedrag dat onze verzekering uitkeert, of, bij het uitblijven van een uitkering, tot het aan jou gefactureerde bedrag over de laatste twee kalender­maanden van de (deel)opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

Als aansprakelijkheid wordt aangenomen, geldt dit uitsluitend voor directe schade: (1) redelijke kosten om oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, (2) redelijke kosten die gemaakt zijn om gebrekkige prestatie op te lossen, voor zover aan ons toerekenbaar, en (3) redelijke kosten om verdere schade te voorkomen of beperken. Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade als gevolg van bedrijfs­stagnatie.

Je dient zelf voldoende verzekerd te zijn tegen risico’s die kunnen voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht, waaronder schade aan apparatuur door storingen in de aangeboden stroomvoorziening en schade door publiek toegebracht aan apparatuur of eigendommen tijdens voorbereiding, opdracht en afronding.

Wij geven geen garanties op onze prestaties of op producten van derden. De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet als sprake is van opzet of grove schuld aan onze zijde.

Wij en de door ons ingeschakelde partijen worden door jou gevrijwaard voor aanspraken van derden die schade lijden door de uitvoering van onze werkzaamheden.

Deze vrijwaring geldt ook voor intellectueel eigendom dat mogelijk rust op door jou aangeleverd of opgeleverd materiaal, data of beeld.

Je garandeert dat alle informatiedragers, elektronische bestanden en software die je aan ons verstrekt vrij zijn van virussen en defecten, en vrijwaart ons voor eventuele schade die is ontstaan ten gevolge van het gebruik van deze bestanden.

Je blijft gedurende en na de opdracht verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die je met ons deelt. Je dient ons op de hoogte te brengen en houden van verplichtingen die impact kunnen hebben op onze dienstverlening.

Wij behandelen verkregen persoonsgegevens strikt vertrouwelijk en zullen ze niet voor andere doeleinden gebruiken dan de uitvoering van de opdracht. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en respecteren de rechten van betrokkenen wier gegevens worden verwerkt.

Uitgangspunt is dat wij door ons gemaakte en opgeleverde werken één jaar bewaren. Langdurige archivering kan tegen aanvullende vergoeding worden afgesproken.

Bij annulering door de wederpartij is Shotmaniacs gerechtigd de overeengekomen vergoeding te factureren volgens onderstaande staffel. Hetzelfde geldt bij verplaatsing van een geplande opdracht, voor zover deze niet binnen twee weken opnieuw kan worden ingepland.

• Meer dan 30 dagen vóór uitvoerdatum: geen annuleringskosten, met uitzondering van reeds gemaakte kosten (voorbereiding, crew boekingen, verhuur).
• Tussen 30 en 15 dagen vóór uitvoerdatum: 50% van het factuurbedrag.
• Tussen 14 en 3 dagen vóór uitvoerdatum: 75% van het factuurbedrag.
• Minder dan 72 uur vóór uitvoerdatum: 90% van het factuurbedrag.

Als reeds gemaakte kosten hoger zijn dan bovenstaande percentages, dan mogen deze werkelijke kosten in rekening worden gebracht. De bovenstaande annuleringsregeling geldt ook wanneer een opdracht niet of niet volledig kan worden uitgevoerd als gevolg van een pandemie of vergelijkbare situatie; op grond daarvan kan geen beroep worden gedaan op overmacht of gewijzigde omstandigheden.

Alle informatie, documenten en goederen die je met ons deelt worden door ons vertrouwelijk behandeld en niet verspreid op een wijze waardoor jij schade zou ondervinden. Hetzelfde verwachten wij van jou.

Wij zullen ons niet negatief uitlaten over jou of jouw reputatie beschadigen. Ook hier verwachten wij hetzelfde van jou.

Wij hebben het recht om onze samenwerking met jou als klant onder de aandacht te brengen, waaronder vermelding in cases, portfolio, presentaties en sociale media, mits daarbij geen vertrouwelijke of gevoelige informatie wordt gedeeld.

Als de veiligheid van onze crew of onze materialen tijdens de uitvoering van de opdracht in het gedrang komt, zijn wij gerechtigd de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen en het volledige factuurbedrag, aangevuld met eventuele extra gemaakte kosten, in rekening te brengen.

Lasers

Lasers kunnen onherstelbare schade toebrengen aan camera-apparatuur. Wij waarderen een goede lasershow, maar leggen het risico van schade bij de opdrachtgever. Voor het gebruik van lasers op locatie gelden, ongeacht de klasse, de volgende voorwaarden:

• Lasers mogen uitsluitend boven het publiek worden ingezet. De veiligheidszone bedraagt de hoogte van publiek, technici of front-of-house-positie (welke het hoogst is ten opzichte van de vaste vloer) plus twee meter.
• Wanneer lasers uitsluitend buiten deze veiligheidszone schijnen, blijft het risico van laserschade bij de betrokken fotograaf of camera-operator.
• Schijnen lasers in de veiligheidszone of in het publiek, dan ligt het risico bij de opdrachtgever. Reparatie- en gevolgschade worden doorbelast. Vooraf gestelde deliverables blijven van kracht; de factuur wordt hierop niet aangepast.

Overige effecten

Gebruik van rook, vuur, vloeistoffen, confetti, poeders of andere risicovolle materialen op locaties waar wij werken is alleen toegestaan na schriftelijke afstemming, zodat wij passende bescherming voor apparatuur kunnen treffen.

Wij mogen de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding, wanneer:

• jij verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet op tijd nakomt;
• ná het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs is te vrezen dat je jouw verplichtingen niet zult nakomen;
• er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van door ons geleverde producten of diensten;
• de overeenkomst in strijd is met wet- of regelgeving of naar onze mening schade kan toebrengen aan onze reputatie.

In deze gevallen ben jij verplicht tot betaling van schadevergoeding of schadeloosstelling en aansprakelijk voor eventuele schade die bij ons direct of indirect is ontstaan. Al onze vorderingen worden bij ontbinding direct opeisbaar.

Bij liquidatie, (aanvraag van) surseance van betaling of faillissement mogen wij de overeenkomst per direct stopzetten of annuleren zonder betaling van schadevergoeding.

Wij kunnen deze algemene voorwaarden wijzigen. Van wijzigingen word je zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Tot dat moment gelden de voorwaarden waarmee je akkoord bent gegaan.

Op alle rechtsbetrekkingen waarbij deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.